Een goed bedrijfsfeest is méér dan een borrel met bitterballen. Het is een krachtig moment om je team te bedanken, collega’s beter met elkaar te verbinden en de bedrijfscultuur te versterken. Maar een feest organiseren dat écht bijblijft? Dat vraagt om een doordachte aanpak, planning en de juiste keuzes. In deze checklist ontdek je stap voor stap hoe je een bedrijfsfeest organiseert waar nog lang over nagepraat wordt. Of je nu alles zelf regelt of samenwerkt met een specialist als Slump, met deze checklist zit je altijd goed.
1. Bepaal het doel van je bedrijfsfeest
Voordat je nadenkt over locatie, eten of entertainment, is het belangrijk om helder te hebben waarom je dit feest organiseert. Wil je je medewerkers bedanken na een succesvol jaar? Een jubileum vieren? Of juist verschillende afdelingen beter met elkaar laten samenwerken?
Het doel bepaalt de sfeer, de inhoud en zelfs de locatie van je evenement. Zo voorkom je dat het een ‘feestje om het feestje’ wordt en geef je jouw event een duidelijke richting.
2. Stel een realistisch budget vast
Je hoeft geen fortuin uit te geven voor een geslaagd feest, maar het helpt wel om vooraf je financiële kaders helder te hebben. Denk niet alleen aan de kosten voor de locatie en catering, maar ook aan zaken als vervoer, techniek, aankleding, eventueel entertainment en de promotie van het event.
Een overzichtelijk budget voorkomt verrassingen achteraf én helpt je om keuzes te maken die binnen jouw mogelijkheden passen. Klinkt logisch, toch?
3. Kies een passende locatie
De locatie zet direct de toon voor je bedrijfsfeest. Zoek je iets informeels en laagdrempelig? Of juist een stijlvolle plek met allure? Bij het bedrijfsfeest organiseren is het slim om te denken vanuit de beleving van je gasten: hoe komen ze aan, waar worden ze ontvangen en hoe verloopt de avond logisch qua routing?
Een goede locatie beschikt over de juiste faciliteiten, is bereikbaar voor iedereen (denk aan OV en parkeren) en voelt als een verlengstuk van jouw organisatie. De locatiekeuze maakt of breekt de sfeer, dus kies bewust.
4. Denk na over het programma en de beleving
Een sterk bedrijfsfeest heeft meer te bieden dan een hapje en drankje. Wat wil je dat mensen ervaren? Wil je energie, ontspanning of juist verdieping? Bouw een programma dat afwisseling biedt – met ruimte om te netwerken, entertainment voor plezier en eventueel een inspirerende spreker of verrassend element.
Zorg ook voor een duidelijke opbouw in de avond, met een goede balans tussen activiteit en rust. Zo voorkom je dat mensen afhaken of zich gaan vervelen. Zou jij dat anders aanpakken?
5. Catering: meer dan lekker eten
Catering is een belangrijk onderdeel van de totaalbeleving. Kies voor kwalitatieve, verse producten die passen bij het moment van de dag en de sfeer van je feest. Buffet, walking dinner, live cooking of een streetfoodconcept – het aanbod is eindeloos.
Let ook op dieetwensen en allergieën en communiceer hierover vooraf duidelijk met je gasten. Niets zo vervelend als een medewerker die niets kan eten omdat er niet aan hem of haar is gedacht.